27.07.2011

Das GTD-Brevier - "Getting Things done" (Blogparade)

Hab gerade Peers Blogparade zu "Getting Things Done" entdeckt. Da mach ich natürlich mit.
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GTD in Ultrakurzform

Du hast Stress, weil du folgendes nicht eingerichtet hast:
- ein vollständiges und verlässliches System
- für alle deine "Erinnerer"
- wobei für jeden "Erinnerer" festgelegt sein muss
-- "Was ist das Resultat (des Projekts)?" (Was GENAU soll hinten rauskommen?)
-- "Was ist der nächste sichtbare Schritt auf das Projektziel zu?" ("Was sieht mich jemand tun und wo bin ich da?")

Tools
- Dein wichtigstes GTD-Tool ist dein Gehirn, aber nicht weil du alles im Kopf aufbewahrst, sondern weil du dir ein paar Dinge, die du aktuell selten tust aber schon kannst, einfach als Routine angewöhnen musst.
- Ansonsten brauchst Du nur
-- ein Erfassungswerkzeug, das du immer in der Nähe hast (auch nachts oder beim Joggen)
-- Listen (egal ob auf Papier oder elektronisch, auch als Unterordner im Mailprogramm)
-- einen Kalender
-- ein Archiv
-- einen grooooßen Papierkorb
-- und eine locker sitzende DEL-Taste

- Erfolgsfaktoren für Tools sind
-- Du arbeitest gerne damit
-- Du hast es immer verfügbar
-- es funktioniert 100% verlässlich

- Tool-Killer sind
-- Du probierst alle 4 Wochen ein neues Tool aus
-- Du ärgerst dich über das Tool
-- Du hast das Tool (v.a. zum Erfassen) nicht immer verfügbar
-- Das Tool ist unzuverlässig
-- Das Tool enthält nicht ALLE "Erinnerer", sondern du bewahrst noch einiges im Kopf auf

Der Workflow
- Erfassen
Alles was physisch oder als Idee herumschwirrt wird erfasst und als Paperschipsel oder elektronischer Eintrag in eine Inbox gepackt (die Mailinbox ist automaztisch so eine Inbox)

- Klären und Kanalisieren
Die Inbox wird komplett abgearbeitet und es wird entschieden,
- was in den Müll, den Kalender, die 'mach ich irgendwann'-Liste, was in die Wiedervorlage und was (in der richtigen Form) auf die Next-Action-Liste(n) kommt. Alles was 2 Minuten oder weniger dauert, wird sofort abgearbeitet und eventuelle Nachfolgeaufgaben kommen in die Inbox. Delegiertes kommt auf die Delegiert-Liste.
- was das "werden soll, wenn es fertig ist", was der nächste Schritt ist

- Durchsehen
Für alle Tasks, die nicht erledigt sind, wenn sie erledigt sind sondern neue Tasks nach sich ziehen, wird ein Eintrag in der Projektliste angelegt.
Die Projektliste und Kalender (2 Wochen in die Zukunft, 1-2 wochen in die Vergangenheit) wird wöchentlich durchgesehen. Auch für die 'Mach ich irgendwann'-Liste und ggf. die Delegiert-Liste ist das ausreichend.
Die Next-Action-Listen und den Kalender konsultiert man natürlich täglich.

- Tun
Was im Kalender steht, muss natürlich heute passieren.
Wenn die Next-Actions gut formuliert sind, braucht man sich um Priorisierung keine Sorgen zu machen und kann 'von oben nach unten' arbeiten oder die Tasks heraussuchen, deren Erledigung die meiste Befriedigung verspricht. Was man schiebt sollte man allerdings genau darauf abklopfen, warum man es schiebt.


Next Actions und Kontexte
Kontexte vergleiche ich mit Einkaufszetteln. auf ihnen steht, was ich (nur) an einem bestimmten Ort tun kann.

Meine sind:
- Überall
- Büro
- Zu Hause
- Erledigungen/Unterwegs

Dazu kommen (wie oben teilweise erwähnt)
- Kalender
- Projekte
- Irgendwann
- Delegiert

Nur wenn ich meine Aufgaben in Listen sortiere, bin ich nicht durch "Hier-Unerledigbares" abgelenkt. Der Bäcker fände es ja auch komisch, wenn ich ihn nach Grillwürsten frage.

Zusätzliche Kontexte sollte man nur anlegen, wenn man Orte hat, an denen man bestimmte Aufgaben hat z.B. Montags-Teambesprechung, Chefbesprechung, Briefing Kunde XY etc.

Wie sieht nun eine Next Action aus?
Sie beschreibt die nächste "sichtbare Handlung" (in einem Kontext), die das Projekt voranbringt. An sich sollte sie IMMER ein Verb (Tunwort) enthalten.
Also:
"Projekt Müller" ist keine Next Action.
"Fritz wegen Kalkulation Angebot Müller anrufen" schon. Wahrscheinlich findet das im "Büro" oder "Überall" oder "9 to 5" statt.
Oft hängt eine Aufgabe fest, weil man noch Infos besorgen muss, um sie zu erledigen, dann ist "Infos besorgen" (von wem? wie? wo?) die Next Action, die 'eigentliche' Aufgabe.

Goldene Regeln
- das Buch lesen
- das Buch nach 1-2 Jahren nochmals lesen
- nicht warten, bis man die perfekten Tools gefunden hat, gleich loslegen mit "Inbox Zero", 2 Minuten Tasks und "Next Actions" (wenn man nur diese drei Aspekte des Systems umsetzt wird man schätzungsweise 33% produktiver)
- Tools nicht dauernd wechseln
- sich mit anderen GTDlern austauschen (s.u.)

Angebote zu GTD
- Umfangreiche Materalienliste (Slides mit Sound, Videos meiner Vorträge uvm.)
- Da viele das Buch nicht gelesen kriegen (irgendwie logisch ;)), habe ich einen kleinen kostenlosen Mailservice zur Unterstützung eingerichtet, da kommt jede woche eine Erinnerungsmail mit Impulsen.
- Ebenfalls kostenlos sind die wöchentlichen Tipps der Taskinator-Mails bzw. im Blog http://taskinator.de.
- Mit einer minimalen "Bezahlhürde" (im Idealfall nur 3,01 EUR für ein 'lebenslanges' Abo) ist der Zugang zu einer GTD-Mailingliste für Fragen und Austausch belegt.
- Und grundsätzlich kann man mich zu Vorträgen, Coaching und Training zu Selbstmanagement & Produktivität buchen. -> og@carpe.com ;)

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