26.10.2010

IT & Business - Bloggerlounge. Olaf Drümmer, callas software über Standardisierung im Dokumentenamanagement / PDF/pdfa

In der Bloggerlounge der IT & Business ist Olaf Drümmer zu Gast. ( @olafdruemmer ), callas software

Er öffnet seinen Spickzettel auf dem iPad:
Es geht um Standardisierung im Umfeld von Dokumetenmanagement.
Trotz neuer Kanäle wie Video oder Skype sind klassische Dokumente ein Kristallisationspunkt des Business, für Verträge und Geschäftsabschlüsse.
Über Twitter und SMS werden auch aus kulturellen und juristischen Gründen keine Geschäfte geschlossen, ein bestimmter Zustand wird eingefroren udn ist einreferenzobjekt und es entsteht Sicherheit, die nicht ohne ein Dolument nicht hätte. Das gIlt auch, wenn im wesentlichen mit Datensätzen interagiert wird.

Bei Papierdokumenten wissen wir, wann ein Dokument authentisch ist und wie man das verifiziert.
beim Austausch von elektronischen Dokumenten will ich zu vergleicbarer Sicherheit kommen.

Manche Dokumente eignen sich dafür besser als Andere, seit 1993 hat sich PDF als solcher Standard etabliert. es ist praktisch, leistungsfähig und erzeugt kleine Datenmengen.
Manche Probleme könnte PDF aber nicht lösen, dafür wurden Standards entwickelt, dei auf PDF aufsetzen, für steuer und bei schiffen oder Brücken muss langftistig archiviert werden und dei nachhaltigleit deiser archivierug nachgewisen werden.
ein Komittee hat dafür Das Format PDF/A (2005) entwickelt.
Olaf Drümmer ist Vorsitzender des PDFA Competence Center, es hat es sich auf die Fahne geschrieben die Information über diese Formate zu verbreiten und Informationen über Sichheit und Langfristigkeit des Formats zu kommunizieren.
Der Wildwuchs von Formaten aktuell fürhrte zu Unsicherheiten und es wurde Mikroverfilmt oder mit TIFF archiviert. aber durchsuchbar sind sochle Dokumente nur scwer oder gar nicht und Farbinfos gehen verloren.
PDF/A ist als Speicherformat inzwischen aus MS Office oder Open Office Standard.
Das PDF/A CC versucht sicherzustellen, dass jedes Programm diesen Exportfilter hat.
Ein PDF/A kann man mit jedem PDF-Viewver ansehen.
Es hat verpflichtend seine Schriften eingebettet.
Der Text ist richtig codiert, auch um die Durchsuchbarkeit sicherzustellen.
Im PDF/A sind alle Einbauten untersagt, die das Aussehen des Dokuments verändern, ebenso Flash, Audio und Video. Und es darf nicht verschlüsselt sein.
In 10 Jahren könnte man zwar alles knacken, was wir heute verschlüsseln, aber man dürfte es in D rechtlich nicht.
Mechanismen, wie Signaturen anzuschließen sind, sind ebenfalls definiert.

Nur für sehr große Firmen rentiert sich das handeln von signierten Rechnungen im Ein- und Ausgang, bis ca. 200 Mitarbeitern fährt man nach dem klassischen Modus billiger. Empfangvalidierung ist bei sch kleinen Strukturen nicht rentabel.


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