Das "Ohne Taskmanager" -Experiment und etwas über GTD, Speisekarten und Einkaufszettel

Bei meiner einstündigen 'Dorfrunde' um den Steißlinger See habe ich kürzlich das 4-Monats-Zwischen-Fazit von Lars Bobach zu seinem  Ohne-Taskmanager-Experiment als Podcast gehört.

Kurz zum Experiment:
Lars Bobach verzichtet seit vier Monaten auf einen digitalen Taskmanager  im klassischen Sinne (a la Todoist). Er benutzt wechselweise Papierkalender, Digitalkalender, digitale Notizbücher oder zuletzt die Bullet-Journal-Methode anstatt.

Lars Bobach sagt: Er wird nie wieder zu einem digitalen klassischen Taskplaner wechseln.

Knackpunkt ist der Grund warum er das tut - und dieser Grund beruht auf einem GTD-
Missverständnis:

Lars Bobach hatte festgestellt, dass wenn er alles erfasst (und hoffentlich: verarbeitet und organisiert), dass er dann sehr viele Aktionen ansammelt, von denen viele irrelevant sind und dass diese das  System "verstopfen". David Allen bezeichnet das als "stumpf gegenüber Listen/Stapel werden".

Das heißt: Das Problem ist bekannt. (LB bezog sich bei der Beschreibung des Problems oben konkret auf GTD und David Allen.)

Lars Bobach löst es,  indem er sch zwingt, Listen (beim Bulletjournal z.B. monatlich)  neu zu schreiben und dabei Unnützes auszusortieren.

So, und woher kommt es? Warum wachsen die Listen und enthalten 'Mist'?

An sich ist es simpel: Weil viele Leute bei GTD an der Stelle aufhören, wo die Listen 'schön sortiert' sind.

Es kommen noch zwei Schritte nach Erfassen, Verarbeiten und Organisieren, von denen beide zum Problem der gestauten Listen beitragen:

Durchsehen und Erledigen.

Das wöchentliche Durchsehen erfüllt genau die Aufgabe, die bei Papiersystemen das 'neu Schreiben' der Listen erfüllt - nur ist es umfangreicher und gleichzeitig zeitsparender. Es sorgt dafür, dass erledigte Aufgaben draußen sind, Irrelevantes gelöscht oder in 'Vielleicht Irgendwann' verschoben wird und Neues ins System kommt.

Lars Bobach beschreibt in dem Podcast aber auch, wie demotivierend es war, Tages-Todolisten mit 60, 70 oder mehr Items zu haben, bei denen man weiß, dass man sie an einem Tag nicht schafft.

Hie kommen wir zu der fünften und letzten Stufe im GTD-Workflow-System: 'Erledigen'  und zu der Tatsache, dass, jenseits von Terminen (also: echten Terminen, die nur heute relevant sind und weder  gestern noch morgen passieren können) es bei GTD keine Tagesaufgaben gibt.

Dass  es die nicht gibt beruht glaube ich auf der Erkenntnis, dass in unserer aktuellen Umwelt aus Arbeitswerkzeugen und Medien andauernd Dinge geschehen, die uns zum Umplanen bringen und so jede Tagesplanung zur unproduktiven Übung machen.

Das heißt: GTD-Aufgaben, die ich in meinem Kontext (z.B. Büro) sehe, sind niemals eine Tagestodoliste. Sie sind etwas, das kürzlich jemand in einem schönen Bild geschrieben hat.

Wir reden von den Fragen:
Was ist eigentlich der Unterschied, zwischen einer Speisekarte und einem Einkaufszettel?
Und glauben Sie, dass Ihre Todo-Liste eher ein Einkaufszettel ist oder eher eine Speisekarte?

Die Antwort ist klar:

• Wenn ich einkaufen gehe, kaufe ich alles auf dem Einkaufszettel (ok, was ich bekomme)
• Wenn ich im Restaurant sitze, suche ich mir etwas aus der Speisekarte aus, das meinem Aktuellen Appetit und meinen momentanen Präferenzen entspricht. Auch wenn ich bei mehreren Besuchen des Restaurants einiges von der Speisekarte probiere oder sogar alles einmal esse - das ist nicht der Sinn der Speisekarte, dass man sagt: Das muss ich alles Essen.

Das soll natürlich nicht heißen, dass auf einer Todoliste viele Dinge sein sollen, die ich nicht tun will oder muss, genau dies stellt ja das "Durchsehen" sicher. Es heißt aber, dass auf jeder Liste nicht "Tagespensen" stehen sondern die Auflistung Optionen, aus denen es zu wählen gilt (wofür wir bei GTD drei Modelle haben, die sich ergänzen).

Das heißt aus zwei Missverständnissen speist sich der Eindruck, dass GTD-Listen nicht "funktionieren":

Dadurch, dass man das Durchsehen weglässt und aus der Idee, dass eine nicht komplett erledigte Liste ("leer gegessene" Speisekarte) ein Versagen darstellt.

Man könnte jetzt noch klären, warum einige der verschiedenen Alterativmethoden, die Lars Bobach versuchsweise einsetzt, "besser funzen". aber vielleicht können wir das ja in den Kommentaren tun ;)

***
Wer sich intensiver mit GTD auseinandersetzen möchte, kann mich  gern kontaktieren.