Warum keine Todolisten auch keine Lösung sind aber es dennoch etwas Besseres gibt

OK, erstmal ein kurzes Referat, was Prof. Rieck hier im Video sagt:;

1) Intro:

An der Mailinbox entlang hangeln ist nicht produktiv.

2) Idee 1:
Nur 3 Sachen am Tag sich vornehmen. Die Wichtigste zuerst und Fertigmachen. Z.B. Angebot erstellen - also etwas größere Größenordnung. Dann ein paar kleine Aufgaben und den nächsten großen Block.

3) Idee 2:
"Stille Stunde" einrichten. Ungestörtes Arbeiten ohne Mail und Telefon. Ggf. nicht im Büro. Eine große Sache abarbeiten. ZU viele stille Zeit kann kontraproduktiv sein, weil man zu wenig Interaktion mit andren hätte.

4) Idee 3:
Nur 80 Prozent Genauigkeit anstreben. Das ist natürlich Aufgabenabhängig z.B. Fluglotse etc. Je besser man etwas machen will, desto stärker steigt der Aufwand.

5) Idee 4:
Methoden verbessern und Technik upgraden. Einfach Dinge ausprobieren, wie kann ich etwas besser machen, neue Technik einsetzen. Schrott aussortieren, man trifft auf Goldnuggets. Der Spaß an dem 'neuen Ding' motiviert.

Besonders lustig: Warum man sich keine Todolisten machen soll, erklärt er gar nicht.

Zu 1)

Ja, korrekt, deine Mailbox ist die Abbildung der Prios anderer Leute. Was sind deine?

zu 2)

Ja, hm, "nur drei große Sachen vornehmen und dazwischen Kleinkram erledigen" sind halt nicht "nur drei Sachen". Bei der "dritten großen Sache" dürfte das Hirn schon ziemlich platt sein.

Wenn, dann würde ich las lieber takten, etwa so:

a- Arbeite 25 min Kleinzeug ab, das heute vom Tisch MUSS
b- Kurzpause 5 min (Meditation, Musik, frische Luft, was zu Lachen) 

c- Arbeite 25 min an einer größeren Aufgabe

d- 5 min Kurzpause

e- Arbeite 25 an dieser Aufgabe wieder, oder, wenn du auf etwas warteen musst, an einer anderen (Rieck sagt, man solle auch weiterarbeiten, wenn man was für die Aufgabe braucht, was man von jemand anders bekommt - ja, wenn man es braucht KANN man ja nicht weitermachen)

f- 5 min Kurzpause

g- 25 Min Kleinzeug 

h -30 min Pause (ggf Snack, Spaziergang), wenn es keine 'echte' Pause sein darf, dann z.B

. 25 min Material lesen/Online-Lektion absolvieren und 5 min Pause.

i- wenn du noch fit bist (es sind erst 2-3h rum), zurück zu a

Wenn du 2 solche Runden a 2-3 h in deinen 8h Arbeitstag bekommst (minus Meetings/Störungen/Termine, klar manchmal wird es nur eine Phase sein), solltest du auch einiges gewuppt kriegen.

Zu 3)

D'accord, aber ich würde es wie oben phasieren.

Zu 4)
Logisch, drum haben viele dieser Artikel noch Vertipper drin ;)

zu 5)

Ja, logisch. Das kann aber auch zum Zeitfresser werden oder zur Bremse: "Ich brauche zuerst den optimalen Stift und das optimale Notizbuch", "ich brauche zuerst die optimale Todo-.App". Ich bin jederzeit für das spielen, aber man sollte es einschränken.

So. Und Todolisten?

Das kommt darauf an, wenn sie., wie David Allen sagt "meist unvollständige Ansammlungen von unklarem Zeug" sind, dann sind sie in der Tat demotivierend und unproduktiv,

Wenn Sie aber "Listen erster Schritte" sind, sieht das anders aus.

Gute Listen....

- enthalten für jedes der Ergebnisse, die du erzielen willst einen konkreten nächsten Schritt "Fritz anrufen wegen der Rabattzahlen zum Auftrag Müller" (natürlich hast du auch eine Liste, auf der die erwünschten ERGEBNISSE stehen)

- und zwar nur den nächsten

- Aktionen, bei denen Du auf Reaktionen anderer wartest, kannst du auf eine Liste namens WARTEN, REAKTIONEN oder ECHO tun.

- so und dei errsten Schritte schreibst du nicht auf EINE LISTE sondern (für den Anfang) auf FÜNF Listen namens
ZU HAUSE
IM BÜRO (auch wenn es das Homeoffice ist!)
AM COMPUTER
REDEN MIT
BESORGUNGEN

Jetzt fragst du, was der Unterschied zwischen im "Büro" und "Am Computer" ist. Büro ist für aufgaben, die du NUR da machen kannst. Weil du irgend etwas 'Physisches' dort brauchst. Am Computer wäre: Egal wo der ist - solange er online ist. Wenn du oft offline bist (im Zug o.ä.) Könntest du sechs Listen haben und COMPUTER ONLINE/COMPUTER OFFLINE unterscheiden. Falls du WIRKLICH produktiv am Handy arbeiten kannst (oder für Anrufe von unterwegs) kannst du von mir auch noch eine siebte Liste SMARTPHONE haben.

Und was ist REDEN MIT? Das ist die Liste für Gespräche mit Personen oder Personenkreisen. Selbst wenn die Person normalerweise im Büro ist oder per Telefon erreichbar, willst du einen Überblick haben, was du mit der Person alles besprechen willst. Beginne die Aufgabennamen jeweils mit dem Namen der Person oder dem Meeting, wenn du die Liste alphabetisch sortierst hast du auto-magisch eine Agenda für das Gespräch. Da kann auch sowas stehen wie "Meeting Montag Dasunddas besprechen" "Meeting Montag das andere auch".

Ähnlich gehst du in der Besorgungen-Liste vor.

JA, aber Oliver, das sind viele Listen, wann benutze ich welche?

BÜRO - ansehen, wenn du im Büro bist

ZU HAUSE - Ehm, ja ;)

AM COMPUTER - Logisch?

REDEN MIT - "Oh, da ist Fritz, mal sehen, was ich alles mit ihm besprechen wollte." "Oh, ich bin im Montagsmeeting, mal sehen ..."
ECHO - mindestens einmal die Woche durchsehen, wo du nachhaken willst, ggf. öfter.

ERGEBNISSE - einmal die Woche durchsehen, ob du auch für jedes Ergebnis einen Aufgabeneintrag hast.

So sind Aktionslisten sinnvoll nutzbar.

Ich freue mich über Fragen oder Rückmeldungen, wie es funktioniert.