Weiter mit unserer kleinen Serie. Folge 1 findet sich hier.
Gesammelt hatten wir in der letzten Folge
Basishypothese war, dass wir uns bei der Arbeit dauernd ablenken lassen, entweder 'autogen', also durch eigene Unaufmerksamkeit oder eben 'extern', indem wir unterbrochen werden.Wir haben schon gesehen, wie der erste Schritt des GTD-Workflows (Sammeln) uns hilft, eventuell nahezu bruchfrei unsere Aufgabe weiterzubearbeiten, auch wenn wir uns kurz haben durch einen neuen Input ablenken lassen.
Unklares Zeug? Ungut!
Es gibt aber auch andere Gründe, warum wir uns dem Neusten und Lautesten hingeben. Einer davon kann sein, dass der "Stapel" von dem wir arbeiten, mag er real oder digital sein, aus "unklarem Zeug" besteht.Schauen wir uns eine fiktive Todo-Liste an.
- Mama Geburtstag
- Angebot Müller
- Reifenwechsel
- Rasen mähen
- Dünger
- Termin Besprechung Maier
- Rückfrage Sales wegen Angebot Fischer
Das mag einmal genügen.
Ist eigentlich klar, was die Punkte bedeuten? Was muss ich machen? Und ist diese Liste "attraktiv" in dem Sinne, dass ich gerne mit ihr arbeite und sie als hilfreicher empfinde als einfach die nächste Mail zu beantworten, die zufällig reinkommt?
Verführung zur Prokrastination
Meine Hypothese wäre, dass diese Liste nur dazu verführt jedes Mal zu überlegen: Was hab ich eigentlich damit gemeint? Das ist mal leichter und mal schwerer zu beantworten. Aber solange die Antwort nicht dazu führt, dass man die Aktion ausführt oder zumindest die Liste verbessert, dann ist das kein besonders produktives Vorgehen.Die Lösung: Next Actions
Wir schlagen unter anderem vor, das, was wir vorher gesammelt haben in "Next Actions" umzuwandeln. Das heißt, dass wir die Aufgabe so umformulieren, dass der nächste sichtbare Schritt aufgeschrieben wird. Sichtbare Schritte? Ja.Wenn wir beim Erledigen der Aufgabe nicht wirklich etwas Sichtbares tun, dann bliebt uns ja das nächste Mal, wenn wir an der Aufgabe "arbeiten", nichts anderes übrig, als das, was wir letztes Mal getan haben (nachdenken?) nochmals zu tun. das wäre nicht produktiv.
Wie würde das jetzt in obiger Liste aussehen?
- Tanja (Schwester) ANRUFEN, wegen Geschenkideen zu Mamans Geburtstag (0179 222 333 444)
- MAIL an Rüdiger SCHREIBEN wegen der fehlenden Infos zum Angebot Müller
- ANRUFEN bei Werkstatt wegen Termin Reifenwechsel 07722/19182223
- SURFEN und Wetter checken wg guter Tag zum Rasen mähen
- KAUFEN Dünger für Rasen
- Klaus FRAGEN (=persönlich ansprechen) wg seinem Terminvorschlag zur Besprechung Maier
- MAIL SCHREIBEN mit Rückfrage an Paul von Sales wegen Rabatte zum Angebot Fischer
Der Übersicht halber habe ich die Verben mal in VERSALIEN geschrieben. Sie implizieren alle eine Bewegung oder eine andere sichtbare (oder anders wahrnehmbare) Tätigkeit. "Termin machen" kann man nicht "wahrnehmen", den Anruf, das Schreiben der Mail etc. schon.
Ein Trick übrigens: Wenn ich hier schon die Telefonnummern reinkopiere (obige sind hoffentlich alle fiktiv), kann ich beim Abarbeiten durch das Kramen nach den richtigen Nummern schon weniger abgelenkt werden.
Endlich fokussiert(er) arbeiten
Wenn wir statt mit der 'nur gesammelten' Liste von oben mit der verarbeiteten von unten arbeiten, wird es uns massiv leichter fallen, zu fokussieren, da unsere Hauptarbeit (zu entscheiden WAS denn zu TUN ist) schon erledigt ist. Bei einem Vortrag, bei dem ich diese Umformungs-Übung gemacht habe, sagte mal ein Teilnehmer: "Es fühlt sich an wie schon erledigt."
Also, wenn Sie IHRE gesammelten Gedanken in "Next Actions" umformen, versuchen Sie es einfach mit einem Verb, das eine wahrnehmbare Tätigkeit beschreibt. Ihr Gehirn wird es Ihnen beim Abarbeiten danken.
Und nun?
Aber, es wäre ja schade, es käme kein "aber": So GANZ hilft und obige Liste beim fokussierten Abarbeiten noch nicht. Wir müssen sie noch etwas weiterverarbeiten, sie nämlich ORGANISIEREN.
Wie das unser fokussiertes Arbeiten verbessern kann, sehen wir in der nächsten Folge.
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